Πολιτική Εσωτερικών Αναφορών & Καταγγελιών (Ν. 4990/22)

 
Έκδοση 1.0  Αθήνα, Μάιος 2023

1.- ΕΙΣΑΓΩΓΗ - ΣΚΟΠΟΣ

Στο σύγχρονο οικονομικό περιβάλλον, όπου οι ρυθμιστικοί -για τη ζωή και τη λειτουργία των επιχειρήσεων- κανόνες (εθνικοί και κοινοτικοί), καταλαμβάνουν και καθοδηγούν ένα μεγάλο μέρος της καθημερινής παραγωγικής και συναλλακτικής δραστηριότητας σε κάθε οικονομικό κλάδο (με αυξανόμενη ένταση σε κρίσιμους κλάδους αλλά και στις μεγάλες εταιρίες), ένας από τους καθημερινούς αγώνες κάθε σοβαρής επιχείρησης είναι η συμμόρφωση της με το διαρκές μεταβαλλόμενο νομικό πλαίσιο. Σε αυτή τη συνεχή προσπάθεια, παράνομες πράξεις και παραλείψεις, πολλές φορές αθέλητες και μη σκόπιμες, μπορεί να επιφέρουν σοβαρή βλάβη στις παραγωγικές και εμπορικές δραστηριότητες της επιχείρησης, και, εξίσου σημαντικό, να βλάψουν τη θέση, τη φήμη και την αξιοπιστία της (τόσο έναντι των συνεργατών και πελατών της, όσο και έναντι των ιδιωτικών και δημοσίων φορέων που εμπλέκονται στο επιχειρείν της πχ χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, ελεγκτικές αρχές). Οι πρόσφατες διατάξεις του Ν. 4990/2022 (που ενσωμάτωσε την ΟΔ ΕΕ 2019/1937) επιδιώκουν να θεσμοθετήσουν ένα εσωτερικό σύστημα έγκαιρου εντοπισμού τέτοιων ζημιογόνων συμπεριφορών (από οικονομικά και περιβαλλοντικά εγκλήματα, μέχρι παραβάσεις ατομικών ελευθεριών και προσβολής προσωπικότητας), ώστε να δοθεί στην επιχείρηση η ευκαιρία, καταρχάς να λάβει εγκαίρως γνώση της παραβατικής συμπεριφοράς και του ελλοχεύοντος κινδύνου, εκ δευτέρου να λάβει άμεσα τα κατάλληλα προληπτικά ή και επανορθωτικά μέτρα για την επαναφορά στη νομιμότητα, την προστασία των εργαζομένων και τρίτων και φυσικά τη διάσωση του κύρους της.

Αυτή η πολιτική λοιπόν αφορά ακριβώς στον εσωτερικό μηχανισμό, που αφενός μεν ενθαρρύνει και επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο αλλά και σε κάθε συνεργάτη και επιχειρηματικό εταίρο (πελάτη, προμηθευτή κλπ) ή τρίτο, να αποκαλύψει (καταγγείλει) ενδοεταιρικά επιλήψιμες ή παράνομες συμπεριφορές, κατά τρόπο εμπιστευτικό ή ανώνυμο, ώστε να μην διακινδυνεύει τη σχέση του (εργασιακή, συνεργατική αλλά και προσωπική) με τα εταιρικά όργανα και από ενδεχόμενα «αντίποινα» από τους θιγόμενους, αφετέρου δε παρέχει στην εταιρία τη δυνατότητα να λάβει γνώση κρίσιμων γεγονότων και να συγκεντρώσει τις αναγκαίες πληροφορίες και στοιχεία, προκειμένου να επεξεργαστεί, διερευνήσει και εν τέλει αντιμετωπίσει εγκαίρως τις επερχόμενες συνέπειες τους. Η προστασία του προσώπου που αποφασίζει να αναφέρει παράνομες συμπεριφορές που υπέπεσαν στην αντίληψη του είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της παρούσας πολιτικής και την επίτευξη των σκοπών του ν.4990/2022, στα πλαίσια των αρχών της λογοδοσίας, της διαφάνειας, της κοινωνικής ευθύνης και της προστασίας του δημοσίου συμφέροντος, στα οποία πλαίσια επιδιώκει πάντα να κινείται η FREZYDERM.

Επιπλέον, η παρούσα έχει τη δυνατότητα να συμβάλει στην αποτελεσματική εκπαίδευση του προσωπικού και την ενημέρωση του κύκλου των εξωεταιρικών προσώπων που συνδέονται συνεργατικά με την εταιρία. Τέλος, μέσω της παρούσας πολιτικής, των αποτελεσμάτων και της αλληλεπίδρασης της με άλλες εκφάνσεις της εταιρικής ζωής και αυτοελέγχου, μπορούν να αναδειχθούν και τυχόν ανάγκες τροποποίησης, επικαιροποίησης και προσαρμογής των άλλων γενικών και ειδικών πολιτικών εταιρικής συμμόρφωσης. Η παρούσα πολιτική (και οι τυχόν τροποποιήσεις της) προτείνονται από το νομικό τμήμα της FREZYDERM (στα πλαίσια της κανονιστικής συμμόρφωσης) και έχει εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο της, δεσμεύοντας την εταιρία στη διασφάλιση υψηλού επιπέδου ηθικής και επαγγελματικής συμπεριφοράς, εγγυόμενο τη μηδενική ανοχή σε παράνομες ενέργειες και την προστασία των προσώπων που προβαίνουν σε αποκαλύψεις και καταγγελίες.

2.- ΟΡΙΣΜΟΙ ΕΝΝΟΙΩΝ

 

Για τους σκοπούς της παρούσας πολιτικής, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί (σε περίπτωση που ο ορισμός μιας έννοιας δίδεται από την εθνική ή κοινοτική νομοθεσία και καλύπτει τους σκοπούς της παρούσας ή γενικότερα τις ανάγκες συμμόρφωσης με διατάξεις αναγκαστικού δικαίου, υπερισχύει ο νομοθετικός ορισμός):

(α) αναφορά (ή καταγγελία) είναι η παροχή, προφορικώς ή γραπτώς, πληροφοριών ή σαφών και εύλογων εκτιμήσεων σχετικά με πραγματικές ή δυνητικές παραβάσεις.

(β) απαράδεκτη είναι η αναφορά που αναφέρεται σε παραβίαση που δεν εμπίπτει στο πεδίο της παρούσας πολιτικής ή δεν είναι σαφής και ορισμένη ή εύλογη ή είναι ανεπίδεκτη διερεύνησης ή προδήλως υπερβολική και κακόβουλη είναι η αναφορά που είναι κακόπιστη ή υστερόβουλη και στοχεύει σε σκοπούς άσχετους από αυτούς που επιδιώκουν και προστατεύουν οι σχετικές διατάξεις (πχ εκβιασμός εταιρίας, πρόκληση ηθικής ή υλικής βλάβης σε συνάδελφο ή εξωτερικό συνεργάτη, έμμεση προώθηση συμφερόντων ανταγωνιστών ή τρίτων κλπ).

(γ) αναφέρων είναι το φυσικό (και όχι νομικό) πρόσωπο, σχετιζόμενος ή εργαζόμενος της εταιρίας (με κάθε είδους σύμβαση εργασίας πχ αορίστου ή ορισμένου χρόνου, πλήρους ή μερικής απασχόλησης, σύμβαση μαθητείας, εποχιακό προσωπικό κλπ) ή τρίτος (όπως πελάτης, προμηθευτής, υπεργολάβος, εξωτερικός συνεργάτης), το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις, που απέκτησε στα πλαίσια ή εξ’ αφορμής της εργασίας ή συνεργασίας του. Ειδικότερα, οι αναφέροντες, ως προστατευόμενα πρόσωπα που απολαμβάνουν της προβλεπόμενης στον νόμο προστασίας είναι ιδίως οι εργαζόμενοι (ανεξαρτήτως του είδους της απασχόλησης ή εάν είναι αυτοαπασχολούμενοι ή σύμβουλοι, μέτοχοι, μέλη του ΔΣ, εκτελεστικά και μη εκτελεστικά μέλη), οι διαχειριστές ή τα εποπτικά όργανα (όπως και ανεξάρτητα από το αν αμείβονται), οι μέτοχοι, τα μέλη του ΔΣ μέλη), οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών, πρώην ή μελλοντικοί εργαζόμενοι, πρόσωπα που διευκολύνουν την παροχή πληροφοριών (διαμεσολαβητές) καθώς και τρίτα πρόσωπα όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων, πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες, προσωπικές επιχειρήσεις ή νομικά πρόσωπα συμφερόντων των ανωτέρω, καταναλωτές.

(δ) αναφερόμενο πρόσωπο είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο κατά του οποίου έχει γίνει καταγγελία και κατονομάζεται ή προσδιορίζεται εμμέσως στην αναφορά, στο οποίο αποδίδεται η παράβαση ή με το οποίο σχετίζεται το εν λόγω πρόσωπο.

(ε) αντίποινα είναι κάθε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη της εταιρίας, η οποία λαμβάνει χώρα στο εργασιακό, συνεργατικό, επιχειρηματικό και πελατειακό πλαίσιο, λόγω της αναφοράς (και όχι για άσχετο λόγο), και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα ή να τον φέρει σε μειονεκτική ή δυσμενέστερη θέση, όπως, όλως ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, παρενόχληση (καταναγκασμό, εκβιασμό ή περιθωριοποίηση), διακριτική μεταχείριση (πχ στέρηση κατάρτισης), ακατάλληλη και αδικαιολόγητη αξιολόγηση της απόδοσης, υποβιβασμό (ή στέρηση προαγωγής), μείωση μισθού, αναίτιες μεταβολές στη σχέση εργασίας (πχ μεταβολή καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας ή ωραρίου), αρνητική σύσταση, επιβολή πειθαρχικών μέτρων, διακοπή απασχόλησης (απόλυση) ή συνεργασίας, δυσμενή σχόλια και προσβολή της προσωπικότητας ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

(στ)  καλή πίστη είναι η κατάσταση, η οποία δημιουργεί στον αναφέροντα την εύλογη πεποίθηση πως οι πληροφορίες που παρέχει στην αναφορά του είναι αληθείς, ήτοι εδράζονται επί τη βάσει εύλογων γεγονότων ή/και περιστάσεων που του επιτρέπουν να υποθέσει ότι η αναφορά του είναι επαρκώς τεκμηριωμένη.

(ζ) ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό του.

(η) κανάλια αναφορών είναι οι δίαυλοι μέσω των οποίων υποβάλλονται οι αναφορές και συμπεριλαμβάνουν τις μεθόδους, τους τρόπους και τα μέσα που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο αναφέρων για την υποβολή της αναφοράς του καθώς και το ή τα άτομα στα οποία μπορεί να απευθυνθεί.

(θ) υπεύθυνος παραλαβής και παρακολούθησης αναφορών (ΥΠΠΑ) είναι το αρμόδιο πρόσωπο για την παραλαβή, διαχείριση, διερεύνηση και παρακολούθηση της αναφοράς

(ι) επιτροπή διαχείρισης αναφοράς (ΕΔΑ) είναι η ad hoc επιτροπή η οποία αναλαμβάνει κάθε φορά τη διαχείριση και διερεύνηση της αναφοράς.

3.- ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Στο πλαίσιο της παρούσας πολιτικής, τα πρόσωπα που εργάζονται στην FREZYDERM υποχρεούνται να αναφέρουν / αποκαλύπτουν σοβαρές παρατυπίες, παραβάσεις ή αξιόποινες πράξεις ή σοβαρές ενδείξεις ότι επίκεται η διάπραξη τέτοιων πράξεων, για τις οποίες λαμβάνουν γνώση είτε λόγω είτε εξ’ αφορμής των καθηκόντων τους, και αφορούν οποιοδήποτε πρόσωπο σχετίζεται με την εταιρία ή παρέχει υπηρεσίες σε αυτή, φυσικό ή/και νομικό. Επίσης, η FREZYDERM ενθαρρύνει και προτρέπει οποιονδήποτε τρίτο που σχετίζεται με την εταιρία, να προβαίνει σε αναφορά τέτοιων επιλήψιμων συμπεριφορών και ύποπτα περιστατικά παράνομης συμπεριφοράς. Όλες οι αναφορές / αποκαλύψεις έχουν την ίδια σπουδαιότητα και τυγχάνουν ισότιμης επεξεργασίας από τον ΥΠΠΑ και τη Διοίκηση της Εταιρίας, ανεξαρτήτως της προέλευσης τους.

4.-  ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Οι περιπτώσεις που πρέπει να αναφέρονται, περιλαμβάνουν ιδίως τις περιπτώσεις του άρθρου 4 ν.4990/2022 και το Μέρος I του Παραρτήματος του (περιπτώσεις Α έως και Γ) αλλά και άλλες περιπτώσεις που στοχεύουν στην προστασία των δικαιωμάτων των εργαζομένων και τρίτων αλλά και των εννόμων συμφερόντων της εταιρίας (περιπτώσεις Δ έως και ΙΑ):

(Α) παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου στους τομείς: αα) των δημόσιων συμβάσεων (πχ ανάθεση συμβάσεων από υπουργεία, νοσοκομεία, νπδδ κλπ), αβ) των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών (πχ δανειοδοτήσεις, επιχειρηματικά κεφάλαια, ασφαλιστικές συμβάσεις), αγ) της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων με τις κοινοτικές και εθνικές διατάξεις και τις οδηγίες των ρυθμιστικών αρχών πχ ΕΟΦ, ΕΦΕΤ κλπ (είτε αυτά είναι παραγωγής της εταιρίας, είτε παραγωγής τρίτων συνεργαζόμενων προσώπων, πχ ασφαλείς πρώτες ύλες και συσκευασίες, ασφαλείς μέθοδοι παραγωγής), αδ) της ασφάλειας των μεταφορών (πχ για τη μεταφορά του προσωπικού και των προϊόντων της FREZYDERM, τις οδικές μεταφορές κοινών και επικίνδυνων εμπορευμάτων και υλικών), αε) της προστασίας του περιβάλλοντος (πχ κανόνες για το περιβάλλον, το κλίμα, τη φύση και τη βιοποικιλότητα, για την περιβαλλοντική αδειοδότηση παραγωγικών μονάδων, για τη ατμοσφαιρική, θαλάσσια ρύπανση και ηχορύπανση και λοιπές περιβαλλοντικές υποχρεώσεις, για τα χημικά και βιολογικά προϊόντα, τη διαχείριση κοινών και επικίνδυνων αποβλήτων, καταστροφή προϊόντων και συσκευασιών κλπ), αστ) της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας, αζ) της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων, αη) της δημόσιας υγείας (πχ προδιαγραφές ποιότητας και ασφάλειας για τα φάρμακα, τα ιατροτεχνολογικά και καλλυντικά προϊόντα, ορθή εφαρμογή των διατάξεων περί φαρμακο-επαγρύπνησης, υλικό-επαγρύπνησης και καλλυντικο-επαγρύπνησης, έγκαιρες διαδικασίες οικειοθελούς ή υποχρεωτικής ανάκλησης και απόσυρσης παρτίδων κλπ), αθ) της προστασίας των καταναλωτών (πχ άσκηση δικαιωμάτων καταναλωτών, συμβάσεις πώλησης και εγγύησης προϊόντων, αθέμιτες εμπορικές πρακτικές), αι) της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών (πχ ορθή εφαρμογή των κανόνων GDPR, ασφάλεια ηλεκτρονικών επικοινωνιών, εμπιστευτικότητα και προστασία δεδομένων),

(Β) παραβιάσεις που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης του άρθρου 325 της Συνθήκης για τη Λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ) και τα ειδικότερα οριζόμενα στα σχετικά ενωσιακά μέτρα, ήτοι πράξεις που αφορούν απάτη ή οιαδήποτε άλλη παράνομη δραστηριότητα κατά των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης,

(Γ) παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά, όπως προσδιορίζεται στη ΣΛΕΕ, συμπεριλαμβανομένων των παραβιάσεων των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και των κρατικών ενισχύσεων, καθώς και παραβιάσεων που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.

(Δ) πράξεις που ενέχουν στοιχεία κλοπής, υπεξαίρεσης, κατάχρησης εταιρικών πόρων, απάτης, πλαστογραφίας ή διαφθοράς,

(Ε) πράξεις που πλήττουν τον σκοπό και τη φήμη της εταιρίας ή που προσβάλλουν τους κανόνες ηθικής και δεοντολογίας της, όπως τυχόν αυτοί αποτυπώνονται στους οικείους κώδικες,

(ΣΤ) πράξεις που έρχονται σε σύγκρουση με τα έννομα συμφέροντα της εταιρίας και σοβαρές παραβάσεις των πολιτικών και των διαδικασιών της,

(Ζ) πράξεις που θέτουν σε κίνδυνο την υγεία και ασφάλεια του προσωπικού, των συνεργατών, πελατών και χρηστών των προϊόντων (πχ επικίνδυνες συμπεριφορές προσωπικού, παραλείψεις ενδεδειγμένων ή αναμενόμενων εξασφαλιστικών μέτρων).

(Η) πράξεις επιζήμιες προς το περιβάλλον που ενδεχομένως δεν περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του Ν.4990/2022.

(Θ) πράξεις, συμπεριφορές, πρακτικές ή απειλές αυτών που συνιστούν πάσης φύσεως βία και κάθε είδους παρενόχληση (π.χ. σεξουαλική, φυλετική, θρησκευτική, ταυτότητας φύλου), κατά την έννοια των διατάξεων των άρθρων  4 Ν.4808/2021, 2 Ν. 3896/2010 και 2 Ν. 4443/2016, ήτοι πράξεις που αποσκοπούν, οδηγούν ή ενδέχεται να οδηγήσουν σε σωματική, ψυχολογική, σεξουαλική ή οικονομική βλάβη (εκδηλούμενες μεμονωμένα ή κατ’ επανάληψη), που έχουν ως σκοπό ή αποτέλεσμα την παραβίαση της αξιοπρέπειας του προσώπου και τη δημιουργία εκφοβιστικού, εχθρικού, εξευτελιστικού, ταπεινωτικού ή επιθετικού περιβάλλοντος (ανεξαρτήτως εάν συνιστούν διάκριση φύλου, σεξουαλικού προσανατολισμού έκφρασης, ταυτότητας ή χαρακτηριστικών φύλου του προσώπου ή διάκριση άλλου λόγου), λοιπές πράξεις βίας καθώς και κατάχρηση εξουσίας, όταν αυτές οι συμπεριφορές λαμβάνουν χώρα ιδίως: (α) στον χώρο εργασίας, συμπεριλαμβανομένων δημόσιων και ιδιωτικών χώρων και χώρων όπου ο εργαζόμενος παρέχει εργασία, λαμβάνει αμοιβή, κάνει διάλειμμα, σε χώρους ατομικής υγιεινής και φροντίδας, αποδυτηρίων ή καταλυμάτων, (β) στις μετακινήσεις από και προς την εργασία, τις λοιπές μετακινήσεις, τα ταξίδια, την εκπαίδευση, καθώς και τις εκδηλώσεις και τις κοινωνικές δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία και (γ) κατά τις επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που πραγματοποιούνται μέσω τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνίας.

(ΙΑ) πράξεις παράνομες ή παράτυπες οποιασδήποτε άλλης φύσεως ή βάσιμες υποψίες τέτοιων πράξεων, τις οποίες ο αναφέρων κρίνει πως λόγω σπουδαιότητας τους ή λόγω σημαντικών συνεπειών στα έννομα συμφέροντα της εταιρίας, των εργαζομένων και των τρίτων, πρέπει να τύχουν διερεύνησης.  

Με την παρούσα πολιτική προστατεύονται τη γνωστοποίηση (αναφορά / καταγγελία) επιλήψιμων συμπεριφορών των ως άνω κατηγοριών που συνέβησαν στο παρελθόν, είναι εν εξελίξει ή ενδεχομένως να συμβούν στο μέλλον. Η χρονική απόσταση από το γεγονός κατά κανόνα δεν αποστερεί την αναφορά από την αξία της, ούτε αποδυναμώνει τις αρχές και την παρεχόμενη προστασία του αναφέροντος. Σημειώνεται πως παράπονα πελατών σχετικά με την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών της FREZYDERM και θέματα επαγρύπνησης, αποτελούν αντικείμενο διαχείρισης των αρμοδίων τμημάτων και δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας πολιτικής.

5.- ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

ΑΝΩΝΥΜΙΑ: Βασική και απαράβατη αρχή της πολιτικής είναι η προστασία της ανωνυμίας και της εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων του κάθε προσώπου που υποβάλει αναφορά, ώστε να μην τίθενται σε κίνδυνο τα έννομα συμφέροντα και οι εύλογες προσδοκίες του, για τον λόγο αυτό επιδιώκεται η εξασφάλιση ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης και ασφάλειας των δεδομένων αυτών, ώστε να ενθαρρύνονται τα πρόσωπα να υποβάλουν, καλόπιστα και με συνεταιρικό / συνεργατικό πνεύμα, την αναφορά τους για παράνομες πράξεις ή σοβαρά αδικήματα που υποπίπτουν στην αντίληψή τους. Διευκρινίζεται ωστόσο πως η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος (και κάθε άλλη πληροφορία) ενδέχεται να είναι υποχρεωτική, ιδίως σε περίπτωση διερεύνησης της υπόθεσης από τις αρμόδιες δημόσιες και εισαγγελικές αρχές, ήτοι στα πλαίσια νόμιμης υποχρέωσης προβλεπόμενης από το ευρωπαϊκό ή εθνικό δίκαιο (και στα πλαίσια διοικητικών ή δικαστικών διαδικασιών και ερευνών). Τέτοια υποχρέωση αποκάλυψης μπορεί να είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ν. 4990/2022 ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του προσώπου, σε βάρος του οποίου γίνεται η αναφορά/καταγγελία. Ωστόσο, στην περίπτωση της αποκάλυψης, θα προηγηθεί ειδική έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος, σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και των λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων, εκτός εάν η ενημέρωση αυτή απαγορεύεται ή υπονομεύει τις έρευνες ή τις δικαστικές διαδικασίες.

ΑΝΙΔΙΟΤΕΛΕΙΑ: Λόγω της όλης φιλοσοφίας της συγκεκριμένης ενδοεταιρικής διαδικασίας αυτο-ελέγχου και της προστασίας της ανωνυμίας του αναφέροντος, καμία αναφορά δεν μπορεί να επιφέρει στον αναφέροντα ηθικά ή υλικά ανταλλάγματα, αμοιβές ή άλλες προνομίες και θετικές διακρίσεις (προαγωγή, ευνοϊκή μεταχείριση κλπ). Η αρχή αυτή μπορεί να καμφθεί κατ’ εξαίρεση και να απονεμηθεί ηθική διάκριση στον αναφέροντα, μόνο σε περιπτώσεις που η αναφορά σχετίζεται με σπουδαίο ζήτημα για την εταιρική ζωή που δεν μπορούσε να αποκαλυφθεί διαφορετικά, και εφόσον ο τελευταίος το ζητήσει εγγράφως, κατόπιν σχετικής θετικής εισήγησης του ΥΠΠΑ και απόφασης του ΔΣ της εταιρίας.

ΕΠΙΕΙΚΙΑ: Σε περίπτωση που ο αναφέρων συμμετείχε στο γεγονός και φέρει μέρος της ευθύνης, δεν απαλλάσσεται των συνεπειών και ευθυνών του, αλλά η αναφορά και συνεισφορά του στον εντοπισμό και τη διερεύνηση των παράνομων πράξεων θα συνεκτιμηθεί υπέρ του ως προσπάθεια έμπρακτης μετάνοιας, όσον τουλάχιστον αφορά στις αξιώσεις της εταιρίας έναντι των υπευθύνων και στη δικαστική στάση της εταιρίας.

ΙΣΟΤΙΜΙΑ: Όλες οι αναφορές τυγχάνουν καταρχάς ισότιμη επεξεργασία από τον ΥΠΠΑ και τη Διοίκηση της Εταιρίας, ανεξαρτήτως της προέλευσης ή της καταγγελλόμενης πράξης, τυχόν ιεράρχηση τους σε δεύτερο στάδιο μπορεί να εδράζεται στη βαρύτητα της πράξης (ιδίως εάν αυτή έχει μεγάλη ποινική απαξία), τη σοβαρή προσβολή ατομικών δικαιωμάτων, την εταιρική φήμη και οικονομική προστασία της εταιρίας και τα τυχόν αναγκαία άμεσα ασφαλιστικά μέτρα που πρέπει να ληφθούν.

ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ: Η διαδικασία υποβολής αναφορών αποσκοπεί και στην ενίσχυση της διαφάνειας της εταιρικής δράσης και της ενδυνάμωσης της κανονιστικής συμμόρφωσης της εταιρίας.

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ: Ο καλόπιστος αναφέρων δεν υπόκειται σε αντίποινα, ανεξαρτήτως της βασιμότητας ή της έκβασης της αναφοράς του και προστατεύεται από τυχόν αντιδράσεις των καταγγελομένων προσώπων. Ωστόσο, εάν ο αναφέρων έδρασε με κακοπιστία ή υστεροβουλία ή με τρόπο που έβλαψε ή μπορούσε να βλάψει παράνομα και υπαίτια τα δικαιώματα των αδίκως καταγγελλομένων ή τρίτων προσώπων, προστατεύονται τα δικαιώματα των τελευταίων.

6.- ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) μπορεί να είναι εργαζόμενος της εταιρίας ή τρίτο πρόσωπο, το οποίο δεν έχει τα κωλύματα που προβλέπει ο νόμος. Η ιδιότητα του μέλους του ΔΣ ή του νομικού συμβούλου της εταιρίας δεν αποτελεί ασυμβίβαστο για τη θέση του ΥΠΠΑ. Αν ο ΥΠΠΑ εκτελεί και άλλα καθήκοντα ή κατέχει άλλη θέση στην εταιρία, η άσκηση των καθηκόντων αυτών δεν πρέπει να επηρεάζει την ανεξαρτησία του και δεν πρέπει να οδηγεί σε σύγκρουση συμφερόντων σε σχέση με τα καθήκοντα του ως ΥΠΠΑ. Σύγκρουση συμφερόντων συνιστά οποιαδήποτε κατάσταση κατά την οποία αντικειμενικά επηρεάζεται η αμερόληπτη εκτέλεση των καθηκόντων του, ήτοι ιδίως όταν προκύπτει όφελος ή βλάβη, οικονομικό/η ή μη, για τον ίδιο και τα μέλη της οικογένειας του (σύζυγο ή σύμβιο, συγγενείς εξ αίματος ή εξ αγχιστείας, κατ’ ευθείαν μεν γραμμή απεριορίστως, εκ πλαγίου δε, έως και δευτέρου βαθμού), καθώς και για πρόσωπα, φυσικά ή νομικά, με τα οποία έχουν ιδιαίτερο δεσμό ή ιδιάζουσα σχέση, εχθρότητα ή φιλία.

Ο ΥΠΠΑ ορίζεται με απόφαση του νόμιμου εκπροσώπου της εταιρίας, με θητεία ενός ημερολογιακού έτους, που μπορεί να τερματιστεί για σπουδαίο λόγο έτος. Η θητεία θα ανανεώνεται αυτόματα, χωρίς ανάγκη νέας απόφασης ορισμού, εκτός αν ο ΥΠΠΑ παραιτηθεί ή προκύψει σπουδαίος λόγος για τον τερματισμό της, που μπορεί να γίνει οποτεδήποτε. Τα στοιχεία του ΥΠΠΑ (ονοματεπώνυμο, κινητό τηλέφωνο, διεύθυνση ταχυδρομείου και email) και η διεύθυνση της διαδικτυακής εφαρμογής (url) ανακοινώνονται στο σύνολο των εργαζομένων μέσω εταιρικού ηλεκτρονικού μηνύματος και κάθε άλλου πρόσφορου μέσου (έντυπη ενημέρωση, ανάρτηση στον πίνακα ανακοινώσεων) και αναρτώνται στο επίσημο site της εταιρίας, μαζί με την παρούσα πολιτική, ώστε να είναι προσβάσιμα από κάθε ενδιαφερόμενο.

Ο ΥΠΠΑ ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα, σεβόμενους τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία λαμβάνει γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του. Υποχρεούται να απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας στη διοίκηση της εταιρίας το κώλυμα του, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων. Ο ΥΠΠΑ έχει τις εξής αρμοδιότητες: (α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς και κοινοποιεί τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο, (β) παραλαμβάνει τις αναφορές που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας (γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής, (δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη και ανεπίδεκτη εκτιμήσεως ή υποβάλλεται κακόβουλα ή καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και κοινοποιεί τη σχετική απόφαση στον αναφέροντα, ο οποίος αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας, (ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, (στ) παρακολουθεί την αναφορά και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν, (ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς, (η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και (θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στην εταιρία.

7.- ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί να υποβάλει την αναφορά στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) με τέσσερις τρόπους,  τηλεφωνικώς, εγγράφως (με επιστολή), μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) και μέσω ανωνυμοποιημένης διαδικτυακής εφαρμογής που παρέχει η εταιρία (προσβάσιμης και σε ΑΜΕΑ) και δρομολογείται στον ΥΠΠΑ. Κατόπιν αιτιολογημένης αίτησης του αναφέροντος, η αναφορά μπορεί να υποβληθεί και μέσω προσωπικής συνάντησής του με τον ΥΠΠΑ, σε χώρο εκτός εταιρίας, εντός ευλόγου χρόνου από την υποβολή της σχετικής αίτησης. Ο αναφέρων δικαιούται, κατ’ απόλυτη επιλογή του και ανεξαρτήτως του τρόπου υποβολής, να αναφερθεί ανώνυμα ή επώνυμα (χωρίς ωστόσο να απολύει την προστασία της εμπιστευτικότητας των στοιχείων του). Κάθε αναφορά, σε περίπτωση αμφιβολίας, θα θεωρείται ανώνυμη.

ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ: Προκειμένου να μην καταλείπονται υπόνοιες διαρροών και για την μέγιστη διασφάλιση του δικαιώματος της ανωνυμίας του αναφέροντος, η τηλεφωνική επικοινωνία του αναφέροντα με τον ΥΠΠΑ και αντίστροφα (του ΥΠΠΑ με τον αναφέροντα), πρέπει να γίνεται πάντα από μη εταιρικό τηλέφωνο (αφορά στους εργαζόμενους της εταιρίας που έχουν τέτοια παροχή), ώστε η εταιρία να μην έχει, ούτε δυνητικώς, πρόσβαση στα εξωτερικά στοιχεία (αριθμός τηλεφώνου καλούντος, ημερομηνία κλήσεως, διάρκεια κλήσεως) της τηλεφωνικής επικοινωνίας.

ΕΠΙΣΤΟΛΗ: Ο αναφέρων μπορεί να αποστείλει ταχυδρομικώς στον ΥΠΠΑ, σε εξωεταιρική διεύθυνση που ελέγχει ο τελευταίος, επιστολή με την πρόσθετη ένδειξη στον φάκελο: «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ FREZYDERM». 

EMAIL: Ο αναφέρων μπορεί να αποστείλει ηλεκτρονικό μήνυμα στον ΥΠΠΑ, σε εξωεταιρική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που ελέγχει ο τελευταίος, με θέμα: «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ FREZYDERM».

ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ: Ο αναφέρων μπορεί να αναφερθεί μέσω σχετικής ηλεκτρονικής εφαρμογής που παρέχεται σε συγκεκριμένη ηλεκτρονική διεύθυνση (url), τη λειτουργία της οποίας έχει η FREZYDERM, χωρίς ωστόσο να έχει πρόσβαση στο περιεχόμενο της, συμπληρώνοντας τα σχετικά πεδία.

8.- ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Η αναφορά του παραπτώματος θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, μόλις γίνει αντιληπτό από τον αναφέροντα. Η αναφορά μπορεί να είναι ανώνυμη, ωστόσο η υποβολή επώνυμης (πάντα εμπιστευτικής) αναφοράς παρέχει τη δυνατότητα επικοινωνίας και παροχής περαιτέρω πληροφοριών εφόσον κριθούν απαραίτητες. Δεν απαιτείται η πλήρης βεβαιότητα περί της επιλήψιμης συμπεριφοράς για την υποβολή σχετικής αναφοράς, αρκεί και η βάσιμη και δικαιολογημένη -στα μάτια του μέσου συνετού ανθρώπου- υποψία, υπόνοια ή ανησυχία. Ωστόσο, η αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα στοιχεία του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα ή παρατυπία (ή έστω τη θέση τους και άλλα χρήσιμα στοιχεία για την ταυτοποίηση τους), την ημερομηνία ή τη χρονική περίοδο και τον τόπο όπου έλαβε χώρα το καταγγελόμενο περιστατικό, το είδος του παραπτώματος (κατά την κρίση του αναφέροντος) και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του. Προσωπικά δεδομένα (και ιδίως ευαίσθητα δεδομένα) και γενικότερα πληροφορίες που είναι άσχετες με το περιστατικό και δεν εξυπηρετούν τη διερεύνηση και αντιμετώπιση του ζητήματος, δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά, εάν δε περιληφθούν, διαγράφονται από τον ΥΠΠΑ.

9.- ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Οι αναφορές θα εξετάζονται με δέουσα επιμέλεια, αμερόληπτη κρίση και αντικειμενικότητα. Με την παραλαβή της αναφοράς, ο ΥΠΠΑ ενημερώνει άμεσα τον νόμιμο εκπρόσωπο της εταιρίας και συστήνεται τριμελής ad hoc Επιτροπή Διαχείρισης Αναφοράς, αποτελούμενη από ένα διευθυντικό στέλεχος (κατά προτίμηση σχετικό με το τμήμα όπου εντοπίζεται η παράβαση), τον ΥΠΠΑ και ένα μέλος (ακόμα και εξωτερικό) που ορίζει ο Διευθύνων Σύμβουλος. Εξυπακούεται πως στην ΕΔΑ δεν συμμετέχει πρόσωπο που κατονομάζεται στην αναφορά, είτε ως υπαίτιος, είτε ως συνεργός, είτε ως μάρτυρας. Ο ΥΠΠΑ μπορεί να διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα καθ’ όλη τη διάρκεια της έρευνας, να ζητάει διευκρινήσεις ή πρόσθετες πληροφορίες ή τη συνδρομή του. Η ΕΔΑ εξετάζει με διακριτικότητα και εχεμύθεια τα καταγγελόμενα περιστατικά, χωρίς να λαμβάνει γνώση της ταυτότητας του αναφέροντος. Η πρόσβαση τρίτων στα στοιχεία της αναφοράς είναι περιορισμένη, ήτοι η αναφορά και τα κρίσιμα γεγονότα που παρουσιάζει γνωστοποιούνται στον απαιτούμενο βαθμό και μόνο στα πρόσωπα που κρίνονται απαραίτητα για τη διεξαγωγή της έρευνας, τα οποία δεσμεύονται προηγουμένως, και εκ των καθηκόντων τους, να τηρούν τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας. Οι συμμετέχοντες καθ’ οιονδήποτε τρόπο στην έρευνα (άλλοι εργαζόμενοι που καλούνται να συμβάλουν λόγω της θέσης, των καθηκόντων και των γνώσεων τους) οφείλουν να συνεργάζονται αρμονικά και ουσιαστικά με σκοπό την επίλυση του καταγγελθέντος περιστατικού. Με το πέρας της διερεύνησης, η ΕΔΑ εισηγείται σχετικώς στη διοίκηση της εταιρίας, προκειμένου να κλείσει η υπόθεση (εάν κριθεί πως η αναφορά είναι ουσιαστικά αβάσιμη) ή να ληφθούν τα κατάλληλα εσωτερικά διορθωτικά μέτρα ή να λάβουν χώρα οι νόμιμες ενέργειες προς τις αρμόδιες αρχές. Τα μέτρα μπορούν να περιλαμβάνουν (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά): (α) επιπλέον εκπαίδευση εργαζομένων και συνεργατών, (β) εγκαθίδρυση νέων δικλίδων εσωτερικού ελέγχου, (γ) τροποποιήσεις σε υπάρχουσες πολιτικές και διαδικασίες, (δ) πειθαρχικές κυρώσεις συμπεριλαμβανομένης και της οριστικής απομάκρυνσης/ απόλυσης, (ε) δικαστικές ενέργειες.

10.- ΜΗΤΡΩΟ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Ο ΥΠΠΑ τηρεί απόρρητο μητρώο με τις υποβληθείσες αναφορές και αρχείο με τα σχετικά έγγραφα, το οποίο παραδίδει στον επόμενο ορισθέντα ΥΠΠΑ. Στο μητρώο δεν έχουν πρόσβαση άλλα πρόσωπα, πλην των αρμοδίων διοικητικών και δικαστικών αρχών, εκτός εάν συντρέχει σοβαρός λόγος αποχαρακτηρισμού μιας υπόθεσης (πχ για λόγους προστασίας δικαιωμάτων τρίτων), και μόνο για τα στοιχεία που είναι αναγκαία και επαρκή για τη θεραπεία του συγκεκριμένου λόγου. Το μητρώο και το σχετικό αρχείο τηρείται για πέντε (5) έτη, εφόσον δεν συντρέχουν άλλοι νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση τους και σύμφωνα με τις λοιπές πολιτικές της εταιρίας. Σε κάθε περίπτωση οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις του νόμου και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.

11.- ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που σχετίζονται με την παρούσα πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της ανταλλαγής ή της διαβίβασης από τις αρμόδιες αρχές, πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία προστασίας προσωπικών δεδομένων περιλαμβανομένων τυχόν ειδικότερων νομοθετικών προβλέψεων και την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων της FREZYDERM, η οποία οφείλει να λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία τους. Τα προσωπικά δεδομένα των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό, ήτοι στα πλαίσια εφαρμογής των διατάξεων του Ν.4990/2022. Προσωπικά δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά ή είναι υπερβολικά δεν συλλέγονται ή αν έχουν συλλεχθεί τυχαία, διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα δεν λαμβάνονται υπόψη και διαγράφονται άμεσα, εκτός εάν η επεξεργασία τους είναι απολύτως αναγκαία με το αντικείμενο της αναφοράς και της έρευνας. Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές (πλην φυσικά της ταυτότητας του αναφέροντος) μπορούν να έχουν μόνο όσοι εμπλέκονται στη διαχείριση και διερεύνηση του περιστατικού. Η εταιρία, ως υπεύθυνος επεξεργασίας και κατά παρέκκλιση των σχετικών διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, δεν παρέχει ενημέρωση για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον αναφερόμενο και σε κάθε τρίτο πρόσωπο υπό την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων, που κατονομάζεται στην αναφορά ή τα προσωπικά δεδομένα που προέκυψαν κατά τη διερεύνηση της, για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο για τον σκοπό της πρόληψης και της αντιμετώπισης προσπαθειών παρεμπόδισης της αναφοράς, παρακώλυσης, ματαίωσης ή καθυστέρησης της διερεύνησης ή των λαμβανόμενων μέτρων καθώς και για την προστασία των εμπλεκομένων έναντι αντιποίνων.

12.- ΠΟΙΝΙΚΕΣ ΚΥΡΩΣΕΙΣ

Ο νόμος προβλέπει ποινή φυλάκισης και χρηματική ποινή για πρόσωπα που: (α) παρεμποδίζουν ή αποπειρώνται να παρεμποδίσουν την υποβολή αναφοράς, (β) προβαίνουν σε αντίποινα ή κινούν κακόβουλες διαδικασίες σε βάρος των αναφερόντων και (γ) παραβιάζουν την υποχρέωση τήρησης του εμπιστευτικού χαρακτήρα της ταυτότητας των αναφερόντων. Επίσης, με ποινή φυλάκισης τουλάχιστον δύο ετών και χρηματική ποινή τιμωρούνται τα πρόσωπα τα οποία εν γνώσει τους προέβησαν σε ψευδείς αναφορές ή ψευδείς δημόσιες αποκαλύψεις. Αν κάποια από τις παραβάσεις τελέστηκε, προς όφελος ή για λογαριασμό νομικού προσώπου, επιβάλλεται σε αυτό διοικητικό πρόστιμο, το ύψος του οποίου δεν μπορεί να είναι μικρότερο από δέκα χιλιάδες (10.000) ευρώ και μεγαλύτερο από πεντακόσιες χιλιάδες (500.000) ευρώ.

13.- ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

Ο ΥΠΠΑ διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι της εταιρίας ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, newsletters ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων. Η παρούσα πολιτική είναι προσβάσιμη σε κάθε τρίτον, στην επίσημη ιστοσελίδα της εταιρίας. Η δυνατότητα υποβολής των αναφορών θα είναι εύκολα εντοπίσιμη (πλατφόρμα, τηλέφωνο, ηλεκτρονική διεύθυνση κ.λπ) και η  διαδικασία υποβολής θα εύκολη στη χρήση, παρέχοντας απλές και εύκολες οδηγίες στους δυνητικούς αναφέροντες.

14.- ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙΣ - ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ

Η παρούσα πολιτική υπόκειται σε διαρκή αξιολόγηση της λειτουργικότητας της (ιδίως κατόπιν κάθε βάσιμης αναφοράς) και, εφόσον κριθεί αναγκαίο, θα προσαρμόζεται στις απαιτήσεις των νέων συνθηκών, θα τροποποιείται, επικαιροποιείται και αναθεωρείται, προκειμένου να βελτιώνεται συνεχώς η αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα της. Κάθε έκδοση θα καταργεί την επόμενη.

 

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ) έχει οριστεί ο Δικηγόρος Αθηνών Στέφανος Ζ. Βαζάκας και μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί του και να υποβάλετε την αναφορά σας με τους εξής τρόπους:

1. Στο τηλέφωνο +30-694.51.69.489
2. Με επιστολή, στη διεύθυνση: Αλ. Παπαναστασίου 64, Αιγάλεω, τκ 122-41, με την ένδειξη στον φάκελο «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ FREZYDERM»
3. Με email στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου [email protected] με θέμα του email      «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΡΟΣ ΥΠΠΑ FREZYDERM».
4. Μέσω διαδικτυακής εφαρμογής στην ηλεκτρονική διεύθυνση https://forms.office.com/e/GSZT23fA6v